Samenvatting PODIUM-PAZU Kennisdag d.d. 03-11-2011

Thema: DIV zit in een veranderende omgeving. Hoe groot zijn de veranderingen die op ons afkomen? Wat is de visie op deze veranderingen en nieuwe manier van werken die dit met zich mee brengt? Wat houdt dit concreet in voor de werkzaamheden, de functie en de functiecompetenties van de DIV-er?

Van de 22 instellingen waren maar liefst 72 DIV’ers komen opdagen om aan te horen waar de stip de horizon komt te liggen. Welke veranderen staan er voor de deur en is überhaupt nog wel een DIV-afdeling in de toekomst. Na de kennismaking met elkaar onder genot van een kopje koffie en een korte inleiding door Wim ter Beest over de Wageningen Universiteit en Research Centrum werd aangevangen met het plenaire deel van de dag.

Henk Boom - Technische Universiteit Eindhoven

Henk is als IT-manager belast met de invoering van Sharepoint met daaraan gekoppeld een RMA. In zijn verhaal kwam naar voren dat de klassieke DIV medewerker omgeturnd zal worden van een document gerichte medewerker naar een advieserende medewerker met een rol bij het stroomlijnen van de verschillende processen die vooral gedeeld gaan worden via Sharepoint. De nieuwe DIV medewerkers zullen ondersteunend zijn bij de inrichting van het proces met specifieke aandacht voor het zoeken en vinden van informatie. Een ander aspect wat voor het voetlicht werd gebracht is dat dit trajecten zijn van de lange adem. Het is een echt verandertraject voor zowel de medewerkers DIV als beleids- en project medewerkers. Concluderend kan worden gesteld dat er procesmatiger gedacht moet worden en de nadruk meer komt te liggen op de informatie zowel uit het proces als uit de documenten die daar ontstaan.

Casper Molmans  - Directeur SOD en HMDI

De brug die geslagen moet worden naar de nieuwe DIV medewerker werd geschetst aan de hand van een aantal concrete opdrachten aan de zaal  hierbij werd ons als het ware een spiegel voorgehouden. Welke functiecompetenties heeft de nieuwe DIV-er nodig om ook in de (nabije) toekomst zijn functie goed uit te kunnen oefenen?
De rode draad door het hele verhaal spitse zich toe tot kennis, vaardigheden en houding. Na iedere opdracht ontstond en discussie wat de nu de belangrijkste aspecten zijn om tot een veranderingsproces te komen. Waarbij de veranderende houding wel als het belangrijkste kenmerk naar voren kwam. De prachtige berg die in de presentatie werd getoond gaf een duidelijk beeld van als je wilt veranderen welke kant van de berg je moet kiezen. Een ander beeld dat werd geschapen was dat de medewerker DIV op SOD I in de toekomst zal verdwijnen en dat er een MBO+ niveau of HBO niveau verlangd zal worden.

Na deze berg aan informatie kon er nagepraat worden bij de lunch alvorens werd vervolgd met de workshops.

Ruud Tempels - Informatiemanagement 2.0

Ruud begon zijn verhaal met het feit dat informatiemanagement al langer bestaat, maar dat het nu in een volgende fase (2.0) is aangekomen. Om die verandering te kunnen plaatsen geeft Ruud in een aantal sheets aan wat hij onder informatiemanagement 1.0 verstaat. Hierin staat het document nog centraal en zijn oplossingen veelal applicatie gericht met een  ‘one size fits all’ aanpak. Bij informatiemanagement 2.0 staat de mens centraal, waarbij ICT faciliteerd en het om de individuele gebruiker draait. Dit vergt een omslag in denken van de gehele organisatie waarbij de nieuwe technologie pas gaat renderen als het op een nieuwe manier wordt ingezet. Hierbij veranderd de rol van informatiemanagement naar o.a. geïntegreerd in het primaire proces, pro-actief, norm- en kaderstellend en ontwerpen, adviseren en begeleiden. In plaats van one size fitts all’ ontstaan er verschillende werkomgevingen die ieder hun eigen informatiebehoefte hebben. DIV zit samen met de ICT en kerngebruikers van de systemen in een beheer omgeving en zorgt voor de inrichting van die verschillende werkomgevingen.

Tom Reijnders – De weg naar digitaal werken



Door maatschappelijke en technologische ontwikkelingen is de visie op informatievoorziening veranderd. Dit heeft bij de provincie Brabant geleid tot het project iDOCS, waarbij de documentstroom digitaal is, ondersteunend aan en geïntegreerd in het dagelijks werk van de medewerkers. Het effect hiervan is efficiënter werken en een vermindering van 70% van het aantal FTE op de afdeling DIV. Door het primaire en secundaire proces te integreren in een digitaal proces waarbij de behandelaar zelfstandig zorg draagt voor de registratie en voortgang verschuift de DIV taak van uitvoerend naar faciliterend en regievoerend. Het project is organisatiebreed ingevoerd, maar wel gefaseerd, waarbij heel veel aandacht is voor het creëren van draagvlak. Het eindpunt is een volledig digitaal werkproces waarbij de gebruiker zelf alle documenten vastlegt. Dit wordt projectmatig per afdeling ondersteund door de afdeling DIV. De nieuwe rollen die ontstaan zijn bij de afdeling DIV zijn o.a. accountmanagement, trainer/begeleider, informatiemakelaar, functioneel applicatiebeheerder en regisseur.

Richard van der Blom - De rol van de nieuwe media.

Het kon natuurlijk niet dat Richard geen wervelend verhaal hield over de verschillende media. Een vragenrondje leverde op dat een ieder wel bekend is met de nieuwe media maar nog lang niet iedereen gebruikt maakt van de nieuwe communicatie methoden. Sommige van de aanwezigen twitterden ook waren er die zich op Facebook manifesteren. Linkendin was wel een bekend medium waar men zich op kenbaar had gemaakt. Zoals al eerder aangehaald was het een wervelend optreden van Richard en hij bracht ook verschillende andere aspecten aan de orde zoals het verlies van informatie in een analoge omgeving ten opzichte van de digitale omgeving. Heel kort werd stilgestaan bij omvang en de inhoud van de informatie in zowel analoge vorm als digitale vorm. Het laat zich raden dat de qua oppervlakte digitale opslag het ruimschoots wint van de analoge opslag. Dit werd geschetst met het aantal vierkante meters die Library of Congres beslaat ten opzichte van het server park van GOOGLE.
Wil je optimaal gebruik maken van deze media zul je ook moeten vergewissen waarvoor je deze media gaat inzetten. Er werden verschillende tips gegeven waar onder de waarde van een foto op je Linkendin pagina. Tot slot werd ons slechts één link gegeven waarop een viertal e-books  worden gepresenteerd. Bijzonder aan deze boeken is dat ze alleen links bevatten naar bepaalde sites over de nieuwe media.

 

Bij de afsluitende borrel was er nog veel stof tot nadenken. Al met al een bijzondere leerzame dag waar duidelijk werd dat alles blijvend is behalve verandering. Dit geldt  ook zeker voor de DIV.

Namens de programmacommissie,
Willem Broekhuis en Johan de Visser.